Nội dung
- Đơn hoàn trả hàng là gì và vì sao người bán cần xử lý đúng ngay từ đầu?
- Cần làm gì ngay khi nhận thông báo đơn bị hoàn trả?
- Kiểm tra và phân loại hàng bị trả lại trước khi nhập kho
- Xử lý tiền, doanh thu và hóa đơn khi đơn đã bị hoàn trả
- Làm thế nào giảm tỷ lệ hoàn trả ngay từ khâu bán hàng?
- Xử lý đơn hoàn trả trên sàn thương mại điện tử cần lưu ý gì?
- Mẫu quy trình nội bộ để xử lý đơn hoàn trả hàng nhanh và ít sai sót
- Những sai lầm dễ làm lệch tồn kho và sai tiền khi xử lý đơn hoàn
- Những câu hỏi thường gặp về cách xử lý đơn hoàn trả hàng
Đơn hoàn trả hàng thường gây rối ở ba chỗ: hàng còn hay đã hỏng, tồn kho có cập nhật đúng không, và tiền hoàn đã ghi nhận hay chưa. Với chủ shop và team TMĐT, cách xử lý đơn hoàn trả hàng cần đi theo một quy trình rõ: kiểm tra trạng thái đơn, đối chiếu lý do trả, phân loại hàng nhận lại, cập nhật tồn kho, rồi ghi nhận doanh thu hoặc hoàn tiền đúng sổ. Chậm hoặc sai một bước là dễ lệch tồn, lệch công nợ và sai trạng thái đơn trên sàn. Phần này tập trung vào cách làm thực tế cho người bán đa kênh, giúp xử lý nhanh mà không làm vỡ dữ liệu vận hành.
Đơn hoàn trả hàng là gì và vì sao người bán cần xử lý đúng ngay từ đầu?
Đơn hoàn trả hàng là yêu cầu trả hàng kèm hoàn tiền hoặc chỉ trả hàng theo chính sách của sàn hay kênh bán. Xử lý đúng ngay từ đầu giúp người bán cập nhật tồn kho, doanh thu và phí vận chuyển chính xác, tránh lệch số liệu và tranh chấp sau đó.
Khi gặp một đơn hoàn trả, việc đầu tiên là đọc đúng lý do và trạng thái. Ví dụ, khách nhận hàng lỗi thì cần kiểm tra hàng quay về trước khi nhập kho; khách giao nhầm thì phải tách bước xác minh; còn hàng không đúng mô tả thì cần đối chiếu nội dung đơn với ảnh thực tế trước khi ghi nhận tiền.
Cách xử lý đơn hoàn trả hàng hiệu quả luôn bắt đầu từ phân loại: đơn đã chuyển hoàn, đơn yêu cầu hoàn tiền, đơn trả một phần hay hoàn toàn. Chỉ cần nhầm một bước, kho có thể cộng thiếu hoặc cộng dư số lượng, còn doanh thu có thể bị ghi nhận sai ở cuối kỳ.
Phân biệt các trạng thái dễ nhầm khi xử lý đơn hoàn
Trả hàng, hoàn tiền, hoàn trả một phần và hoàn trả toàn phần là bốn trạng thái khác nhau, và mỗi trạng thái dẫn tới một thao tác khác nhau. Với đơn trên sàn, trạng thái hiển thị thường gắn với yêu cầu của khách; với đơn bán ngoài sàn, người bán còn phải tự đối soát biên bản trả hàng và hạch toán hoàn trả.
- Trả hàng: khách gửi hàng về, cần kiểm tra số lượng, tình trạng và tem nhãn.
- Hoàn tiền: cần xác nhận đã nhận hàng hợp lệ hoặc đã đủ căn cứ theo chính sách trả hàng hoàn tiền cho khách.
- Hoàn trả một phần: chỉ hoàn một phần giá trị, thường gặp khi thiếu phụ kiện hoặc khách giữ lại một món.
- Hoàn trả toàn phần: trả lại toàn bộ hàng và tiền, phải cập nhật tồn kho, doanh thu và phí liên quan.
Lưu ý: Đơn đã xuất hóa đơn vẫn có thể phát sinh hoàn trả, nên cần tách rõ phần hàng, phần tiền và chứng từ.
Khi nào đơn hoàn trả trở thành rủi ro vận hành?
Đơn hoàn trả trở thành rủi ro khi nó lặp lại theo SKU, theo ngành hàng hoặc làm lệch đối soát tiền và tồn kho. Nếu cùng một mã hàng liên tục bị khách trả vì sai mô tả, sai phân loại hoặc lỗi đóng gói, đó không còn là case đơn lẻ mà là vấn đề của quy trình xử lý đơn hàng hoàn trả.
Dấu hiệu dễ nhận ra là tồn kho sau nhập trả không khớp, phí vận chuyển bị treo, hoặc báo cáo tiền hoàn khác với số thực nhận. Lúc này, cách xử lý đơn bị khách trả lại phải đi cùng quản lý lý do hoàn đơn và cập nhật tồn kho theo từng trạng thái, thay vì chỉ ghi nhận “đã trả”.
- Kiểm tra tần suất hoàn trả theo từng SKU.
- So khớp phiếu trả với số lượng hàng quay về.
- Đối soát tiền hoàn, phí sàn và phí vận chuyển.
- Chặn lỗi lặp bằng cách sửa mô tả, đóng gói hoặc phân loại hàng.
Cần làm gì ngay khi nhận thông báo đơn bị hoàn trả?
Khi nhận thông báo đơn bị hoàn trả, cần xác nhận trạng thái đơn, kiểm hàng ngay và chốt phân loại trong 10 phút đầu để tránh nhập kho sai, ghi nhận thiếu chứng cứ và lệch tồn. Cách xử lý đơn hoàn trả hàng nên đi theo thứ tự: kiểm lý do hoàn trên sàn, đối chiếu hàng đã về kho hay chưa, lưu bằng chứng, rồi mới cập nhật tồn và tiền.
Checklist 5 bước kiểm tra đơn hoàn trả trước khi nhập kho
Checklist này giúp team kho xác nhận đúng món, đúng số lượng và đúng tình trạng trước khi cho hàng quay lại tồn bán. Với một đơn có 2 SKU, chỉ cần lệch 1 món hoặc thiếu phụ kiện là kết quả nhập kho phải tách riêng để xử lý.
- Đối chiếu mã đơn, SKU và số lượng trên phiếu hoàn với đơn gốc.
- Kiểm tra tem, niêm phong, phụ kiện và quà tặng kèm còn đủ hay không.
- Xem hàng có nguyên vẹn, móp, bể, trầy hoặc đã qua sử dụng không.
- Ghi nhận dấu hiệu đổi hàng, tráo hàng hoặc bóc mở bất thường nếu có.
- Nhập kết quả vào mẫu nội bộ để phân loại: bán lại, giữ làm bằng chứng, sửa lỗi, hoặc loại khỏi tồn.
Lưu ý: Đừng nhập kho ngay khi chỉ thấy trạng thái “đã hoàn về”. Hàng chưa mở kiểm tra mà cho vào tồn sẽ làm sai cả số liệu lẫn doanh thu.
Những thông tin cần lưu lại để tránh tranh chấp về sau
Muốn đối soát đơn hoàn sau khi đã xuất hóa đơn dễ hơn, cần lưu đủ ảnh/video nhận hàng, lý do trả từ khách hoặc sàn, tình trạng bao bì và kết quả kiểm tra nội bộ. Đây là bộ chứng cứ tối thiểu cho biên bản trả hàng và hạch toán hoàn trả khi có tranh chấp.
Nên chụp 3 mốc: lúc nhận kiện, lúc mở kiện và lúc ghi nhận lỗi thực tế. Nếu hàng thiếu phụ kiện hoặc tem mác, lưu luôn tên người kiểm tra và thời điểm xác nhận để quy trình xử lý đơn hàng hoàn trả không bị đứt dữ liệu.
Kiểm tra và phân loại hàng bị trả lại trước khi nhập kho
Hàng hoàn về chỉ được nhập kho lại sau khi kiểm tra đủ điều kiện và phân loại rõ trạng thái. Làm đúng bước này giúp tránh nhập nhầm hàng lỗi, giữ số tồn khớp và giảm rủi ro tái bán hàng không đạt.
Phân loại hàng nào có thể bán lại, hàng nào phải loại riêng?
Hàng có thể bán lại là hàng còn nguyên, đủ phụ kiện, không trầy xước và bao bì vẫn chấp nhận được. Hàng cần loại riêng là hàng thiếu phụ kiện, rách hộp, mất tem, có dấu hiệu dùng rồi hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách.
Cách xử lý đơn bị khách trả lại nên đi theo 3 nhánh rõ ràng:
- Bán lại ngay: hàng mở kiểm nhưng còn mới, đủ seal, đủ phụ kiện, không lỗi hình thức.
- Cần kiểm tra hoặc khắc phục: hàng trầy nhẹ, bao bì móp, thiếu tờ hướng dẫn, cần test lại trước khi quyết định.
- Không đủ điều kiện kinh doanh: hàng hỏng, mất tem, thiếu linh kiện chính, hoặc không bảo đảm uy tín khi bán lại.
Lưu ý: Đừng để hàng “chờ xử lý” lẫn với hàng đạt. Chỉ cần lẫn một khay là số tồn và trạng thái bán lại sẽ lệch ngay.
Cách cập nhật tồn kho và trạng thái hàng hoàn để không lệch số
Cập nhật tồn kho chỉ nên làm sau khi hàng được xác nhận đạt điều kiện nhập lại. Trình tự đúng trong quy trình xử lý đơn hàng hoàn trả là: nhận hàng, mở kiểm, phân loại, dán nhãn trạng thái, rồi mới cộng lại vào tồn khả dụng.
- Tách riêng hàng chờ kiểm, hàng lỗi và hàng loại bỏ bằng mã trạng thái khác nhau.
- Ghi nhận lý do hoàn đơn ngay khi kiểm hàng để tránh thất lạc thông tin.
- Chỉ đưa hàng đạt chuẩn vào tồn kho bán được, không nhập trước để “đẹp số”.
- Đối chiếu lại số lượng cuối ca với phiếu hoàn và vị trí lưu kho.
Với cách xử lý đơn hoàn trả hàng này, đội kho sẽ nhìn được hàng nào còn bán được, hàng nào cần xử lý riêng, và hàng nào phải loại khỏi tồn ngay từ đầu.
Xử lý tiền, doanh thu và hóa đơn khi đơn đã bị hoàn trả
Cách xử lý đơn hoàn trả hàng là tách rõ tiền đã hoàn, doanh thu đã ghi nhận và chứng từ nội bộ đi kèm. Mục tiêu là biết đơn nào đã hoàn tiền, khoản nào được bù trừ, và khoản nào phải ghi nhận là chi phí mất để báo cáo không lệch.
Cần đối soát những khoản nào để tránh lệch báo cáo?
Khi ghi nhận doanh thu khi hàng bị hoàn trả, nên đối chiếu từng dòng tiền thay vì chỉ nhìn tổng hoàn tiền. Với một đơn đã xuất hóa đơn rồi bị trả lại, cần tách bốn khoản: tiền hàng hoàn lại, phí vận chuyển hoàn trả, phí sàn hoặc phí nền tảng, và các khoản khấu trừ hay bồi hoàn theo chính sách kênh.
- So khớp tiền hàng với trạng thái hoàn tiền trên sàn.
- Kiểm tra phí vận chuyển: ai chịu, có được hoàn hay không.
- Đối chiếu phí sàn, phí dịch vụ, phí thanh toán nếu có.
- Ghi riêng khoản khấu trừ, bồi hoàn hoặc mất mát hàng hóa.
Nếu hoàn tiền đã chạy nhưng hàng chưa nhập lại kho, báo cáo nên giữ trạng thái chờ xử lý. Trường hợp xử lý đơn hoàn sau khi đã xuất hóa đơn, phần tiền hàng và phí liên quan cần được cập nhật theo quy trình nội bộ để tránh lệch doanh thu và tồn kho.
Khi nào cần biên bản trả hàng hoặc xác nhận nội bộ?
Biên bản trả hàng và hạch toán hoàn trả cần làm khi đơn hoàn có dấu hiệu hư hỏng, thiếu kiện, tranh chấp chất lượng, hoặc khi kho, CSKH và kế toán đang ghi nhận khác nhau. Đây là chứng từ nội bộ để chốt trách nhiệm và khóa dữ liệu trước khi điều chỉnh doanh thu.
- Lập biên bản khi hàng về không đúng trạng thái ban đầu.
- Ký xác nhận khi cần đối chiếu giữa kho và kế toán.
- Lưu xác nhận nội bộ nếu đơn ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu kỳ đó.
Lưu ý: Nếu chưa có xác nhận rõ ràng, đừng vội xóa giao dịch hoàn; hãy giữ trạng thái chờ để tránh sửa báo cáo nhiều lần.
Làm thế nào giảm tỷ lệ hoàn trả ngay từ khâu bán hàng?
Giảm tỷ lệ hoàn trả ngay từ khâu bán hàng là cách chặn lỗi trước khi đơn rời kho, bằng cách sửa mô tả, xác nhận biến thể và kiểm soát đóng gói theo từng điểm chạm. Mục tiêu là giảm hoàn đơn ở nơi phát sinh lỗi, thay vì đợi đến lúc xử lý đơn bị khách trả lại.
Những lỗi vận hành khiến đơn hoàn trả tăng nhanh
Đơn hoàn trả tăng nhanh thường đến từ bốn lỗi: mô tả lệch thực tế, ảnh sản phẩm quá đẹp so với hàng giao, xác nhận đơn sơ sài và không kiểm hàng trước khi xuất. Khi shop bán quần áo, sai màu hoặc thiếu size là lý do hoàn rất dễ lặp lại; còn với hàng phụ kiện, thiếu tem nhãn hay đóng gói kém lại làm đơn hư hỏng ngay lúc vận chuyển.
Muốn giảm hoàn, cần quản lý lý do hoàn đơn và cập nhật tồn kho theo từng mã hàng, thay vì ghi nhận chung chung. Nếu một mẫu liên tục bị trả vì “không như mô tả”, đó là lỗi nội dung bán hàng, không phải lỗi vận chuyển. Khi thấy hoàn tăng ở cùng một SKU, nên sửa mô tả, ảnh và chính sách đổi trả trước khi đẩy thêm quảng cáo.
Checklist phòng ngừa trước khi đơn rời kho
Checklist hiệu quả nhất là kiểm đúng SKU, biến thể và số lượng trước khi in phiếu. Sau đó ghi chú rõ đặc điểm dễ nhầm như màu gần giống, chất liệu, kích cỡ, phụ kiện đi kèm; với ngành hàng dễ tranh chấp, chụp ảnh xác nhận trước khi gửi là bước rất đáng làm.
- Đối chiếu SKU trên đơn với tem hàng.
- So lại biến thể, số lượng và ghi chú khách.
- Kiểm phụ kiện, hóa đơn, phiếu bảo hành hoặc tem nhãn.
- Chụp ảnh gói hàng trước khi bàn giao nếu cần truy vết.
- Lưu lý do hoàn để phục vụ quy trình xử lý đơn hàng hoàn trả và hướng dẫn nhập kho hàng hoàn.
Xử lý đơn hoàn trả trên sàn thương mại điện tử cần lưu ý gì?
Khi xử lý đơn hoàn trả trên sàn thương mại điện tử, ưu tiên đúng 3 chỗ: trạng thái đơn, lý do trả hàng và bằng chứng kiểm hàng. Làm đúng thứ tự này giúp bạn tránh phản hồi sai, giữ tốc độ đối soát và không tự đẩy mình vào lỗi cập nhật tồn kho.
Trên Shopee hay TikTok Shop, giao diện có thể khác nhau nhưng logic xử lý gần giống: đọc thông báo hệ thống trước, đối chiếu mã đơn và trạng thái trả hàng, rồi mới quyết định phản hồi hay chờ sàn tự xử lý. Với hoàn hàng Shopee, nhiều shop mất thời gian vì chỉ nhìn tin nhắn khách mà bỏ qua mốc thời hạn trong hệ thống.
Khi nào nên phản hồi, khi nào nên chờ hệ thống xử lý?
Phản hồi ngay khi thấy sai trạng thái, sai lý do hoàn hoặc hàng chưa quay về nhưng hệ thống đã chốt. Đây là các tình huống có thể ảnh hưởng trực tiếp đến cách xử lý đơn hoàn trả hàng và số liệu đối soát.
Nên chờ khi đơn đang ở giai đoạn sàn xử lý tự động và chưa có yêu cầu bổ sung chứng cứ. Nếu can thiệp quá sớm, bạn dễ thao tác nhầm trạng thái hoặc gửi thông tin chưa đủ, làm chậm quy trình xử lý yêu cầu trả hàng hoàn tiền trên sàn thương mại điện tử.
- Kiểm tra mốc thời gian hiển thị trên trang quản lý đơn.
- So trạng thái đơn với thông báo hệ thống, không chỉ đọc chat khách.
- Chỉ phản hồi khi có lệch trạng thái, thiếu bằng chứng hoặc sàn yêu cầu xác nhận.
Cần chuẩn bị gì để đối soát với sàn nhanh hơn?
Đối soát nhanh phụ thuộc vào việc bạn gom đủ mã đơn, thời gian nhận, trạng thái trả hàng và lý do hoàn ngay từ đầu. Bộ dữ liệu này giúp quy trình xử lý đơn hàng hoàn trả ít tranh cãi hơn và hỗ trợ quản lý lý do hoàn đơn và cập nhật tồn kho chính xác hơn.
Checklist nên chuẩn bị gồm ảnh/video kiểm hàng lúc mở kiện, ghi chú nội bộ về việc chấp nhận hay từ chối nhập kho lại, và log xử lý của kho nếu có. Khi cần tra lại xử lý đơn bị khách trả lại, bạn chỉ cần đối chiếu 1 hồ sơ thay vì lục lại nhiều kênh.
- Lưu mã đơn và trạng thái hoàn ở cùng một nơi.
- Gắn ảnh/video kiểm hàng với từng kiện trả.
- Ghi rõ quyết định nhập kho hay loại trừ tồn.
- Chốt dữ liệu trước khi cập nhật tồn kho và ghi nhận hoàn trả.
Mẫu quy trình nội bộ để xử lý đơn hoàn trả hàng nhanh và ít sai sót
Quy trình xử lý đơn hoàn trả hàng nên đi theo thứ tự: nhận thông báo, xác nhận trạng thái, kiểm hàng, phân loại, cập nhật tồn kho, đối soát tiền và lưu chứng từ. Làm đúng luồng này giúp team kho, CSKH và kế toán không đùn đẩy việc, đồng thời giảm sai sót khi xử lý đơn bị khách trả lại.
Bảng phân công việc giữa kho, CSKH và kế toán
Bảng dưới đây giúp mỗi người biết mình làm gì, nhận đầu ra nào và chuyển tiếp cho ai. Khi shop có nhiều đơn hoàn, cách xử lý đơn hàng hoàn trả sẽ nhanh hơn nếu một bước chỉ có một người chịu trách nhiệm chính.
| Bộ phận | Việc chính | Đầu ra cần có |
|---|---|---|
| Kho | Nhận hàng, mở kiểm, phân loại | Phiếu kiểm hàng, trạng thái hàng |
| CSKH | Theo dõi trạng thái, phản hồi khách/sàn | Nhật ký trao đổi, cập nhật đơn |
| Kế toán | Đối soát tiền, hóa đơn, chứng từ | Biên bản trả hàng, bút toán hoàn |
Kho chịu trách nhiệm về trạng thái vật lý của hàng. CSKH giữ nhịp thông tin với khách hoặc sàn khi có yêu cầu xác nhận. Kế toán chốt phần tiền và chứng từ để ghi nhận doanh thu khi hàng bị hoàn trả đúng kỳ.
Mẫu checklist cuối ngày cho team xử lý đơn hoàn
Checklist cuối ngày giúp chốt nhanh các đơn đã nhận, đơn còn treo và đơn cần xử lý riêng. Đây là bước nhỏ nhưng rất hiệu quả để quản lý lý do hoàn đơn và cập nhật tồn kho không bị sót.
- Lọc toàn bộ đơn đã nhận hàng và đối chiếu với danh sách chờ về.
- Gắn trạng thái cho từng đơn: đã kiểm xong, thiếu phụ kiện, hư hỏng, cần chờ xác nhận.
- Cập nhật tồn kho cho các sản phẩm đủ điều kiện nhập lại.
- Tách riêng các đơn cần làm biên bản trả hàng và hạch toán hoàn trả.
- Chốt danh sách đơn chưa đối soát tiền để bàn giao kế toán đầu ca sau.
Lưu ý: Nếu hàng trả về không khớp mã, thiếu tem hoặc có dấu hiệu hư hỏng do vận chuyển, đừng nhập kho ngay. Hãy khóa trạng thái chờ kiểm tra trước khi cập nhật hệ thống.
Những sai lầm dễ làm lệch tồn kho và sai tiền khi xử lý đơn hoàn
Những sai lầm trong cách xử lý đơn hoàn trả hàng thường làm lệch tồn kho, sai tiền và khó truy lại nguyên nhân. Chỉ cần lệch một khâu ở bước kiểm hàng, ghi nhận phí hoặc đối soát trạng thái hoàn là sổ kho và sổ tiền đã khác nhau.
- Nhập kho trước khi kiểm hàng. Khi hàng vừa về đã cộng tồn ngay, bạn dễ đưa hàng lỗi lên bán lại. Quy trình đúng là tách riêng khu “chờ kiểm”, kiểm xong mới nhập lại kho khả dụng. Với cách xử lý đơn bị khách trả lại, thao tác này nên làm ngay khi nhận kiện.
- Không lưu bằng chứng kiểm tra. Thiếu ảnh, video mở kiện, phiếu trả hàng hoặc ghi chú tình trạng sẽ rất khó xử lý khi khách khiếu nại. Một ảnh chụp tem, mã đơn và lỗi thực tế thường đủ để đối chiếu nội bộ.
- Gộp nhầm hàng lỗi vào hàng bán lại. Hàng móp, trầy, thiếu phụ kiện hoặc đã bóc niêm phong cần tách sang nhóm hàng chờ xử lý. Nếu nhập nhầm, tồn kho vẫn đủ trên hệ thống nhưng thực tế lại không bán được.
- Không đối soát phí và trạng thái hoàn tiền. Khi xử lý đơn hoàn sau khi đã xuất hóa đơn, cần kiểm tra cả phí trả hàng, phí hoàn tiền và trạng thái tiền đã về hay chưa. Bỏ qua bước này sẽ làm lệch doanh thu ghi nhận.
- Chỉ nhìn trạng thái trên sàn mà bỏ qua hàng thực tế. Trạng thái có thể đã “hoàn thành”, nhưng kiện hàng còn đang treo ở kho trung chuyển hoặc hàng nhận về chưa đạt chuẩn. Luôn đối chiếu trạng thái sàn với kiểm tra và phân loại hàng bị trả lại trong kho nội bộ.
Lưu ý: Một quy tắc dễ nhớ là: chưa kiểm xong thì chưa nhập kho, chưa có bằng chứng thì chưa chốt điều chỉnh. Đây là lõi của quy trình xử lý đơn hàng hoàn trả an toàn.
Nếu muốn vận hành ổn, hãy tách rõ 4 bước: nhận hàng, kiểm hàng, phân loại, rồi mới cập nhật tồn và tiền. Làm đúng thứ tự này sẽ giảm sai lệch ngay từ các đơn đầu tiên.
Những câu hỏi thường gặp về cách xử lý đơn hoàn trả hàng
Đơn hoàn trả cần được xử lý theo hiện trạng hàng, chứng từ và chính sách bán lại. Nếu bỏ qua khâu kiểm tra, bạn dễ nhập nhầm hàng lỗi vào kho hoặc ghi nhận tồn kho sai.
Đơn hoàn về nhưng thiếu phụ kiện thì nên tách riêng ngay, chụp ảnh hiện trạng và đối chiếu với phiếu đóng gói. Trường hợp thiếu nhẹ như quà tặng, bạn có thể ghi nhận theo chính sách; còn thiếu bộ phận chính thì không nên nhập kho lại như hàng đủ điều kiện.
Có nên nhập lại hàng hoàn vào kho ngay không? Chỉ nên nhập sau khi đã kiểm tra và phân loại xong. Một quy trình an toàn là: 1. Mở kiện và đối chiếu mã đơn, 2. Kiểm tra tem, seal, phụ kiện, 3. Chụp ảnh tình trạng, 4. Ghi mã vào nhóm hàng bán lại hoặc hàng loại riêng. Hướng dẫn nhập kho hàng hoàn theo cách này giúp tránh lệch tồn khi xử lý đơn bị khách trả lại.
Hàng đủ điều kiện bán lại thường còn nguyên tem, chưa qua sử dụng, bao bì không rách và phụ kiện đầy đủ. Hàng phải loại riêng là hàng bể, bẩn, mất seal, thiếu thành phần chính hoặc đã có dấu hiệu can thiệp. Khi phân loại, cần áp dụng cùng một tiêu chí cho cả team để quản lý lý do hoàn đơn và cập nhật tồn kho nhất quán.
Biên bản trả hàng nên lập khi giá trị đơn lớn, hàng có tranh chấp, thiếu phụ kiện, hoặc cần căn cứ cho kế toán. Đây là bước quan trọng trong biên bản trả hàng và hạch toán hoàn trả, nhất là khi đơn đã xuất hóa đơn hoặc cần đối soát với sàn.
Lưu ý: Đừng nhập kho trước khi chốt phân loại, vì sai một lần sẽ kéo theo lệch tồn và lệch báo cáo.
Điểm chính
- Kiểm tra hiện trạng trước khi nhập lại kho.
- Thiếu phụ kiện thì tách riêng và ghi nhận rõ.
- Hàng bán lại và hàng loại riêng phải có tiêu chí thống nhất.
- Lập biên bản khi có tranh chấp hoặc cần đối soát.
MARKETING365
📧 Email: lienhe@marketing365.vn
🌐 Website: https://marketing365.vn
👍 Fanpage: https://facebook.com/marketing365.official
Để cập nhật hướng dẫn chính thống và mới nhất, bạn có thể tham khảo thêm tài liệu từ Think with Google.
Bạn có thể đọc thêm các bài cùng chủ đề trong chuyên mục Ecommerce Marketing.
